Isabel De Freitas
Toda empresa, sea pública o privada, ha de tener un departamento financiero con el fin de garantizar su liquidez y solvencia. Este departamento se encarga de, entre otras cosas, la realización de informes financieros que reflejen la situación actual de la empresa y que han de cumplir estándares y regulaciones nacionales e internacionales con vistas a la auditoría externa de las instituciones correspondientes. Hasta no hace mucho, realizar informes financieros era un trabajo largo (consumía mucho tiempo) y manual, lo que daba pie a la posibilidad de tener errores tipográficos que podrían perjudicar a la empresa de cara a ser auditados. En consecuencia, con los avances tecnológicos surgió la industria Fintech que pretendía satisfacer las necesidades de las empresas mediante herramientas de Software que facilitasen tanto el proceso de realización de informes como la gestión de la información de la empresa.
🔹 Es una plataforma online, fundada en 2008, que permite realizar informes corporativos de diversa índole, como por ejemplo ESG (Environment, Sustainability & Governance), permitiendo a las empresas el análisis conjunto de esta con otros factores como pueden ser el riesgo de la misma. Actualmente, Workiva es usada por cerca de 6,000 clientes, en su mayoría empresas multinacionales, llegando a un total de 230,000 usuarios.
🔸 En primer lugar, la plataforma permite la simplificación del proceso de realizar informes ya que se convierte en un proceso automatizado que por consiguiente reduce el margen de error del trabajo manual. La automatización viene dada principalmente por la inteligencia artificial, extendida a mediados de 2023 a la IA generativa para facilitar la toma de decisiones. Asimismo, los cambios regulatorios o legales que se pudiesen producir, y que por ende implicasen modificaciones en los informes, serían automáticamente modificadas en el sistema.
🔸 En segundo lugar, Workiva consta de diversas funciones de manera que la plataforma no está limitada a ESG ni a finanzas. En cambio, su uso puede expandirse a todos los departamentos de la empresa de manera que a la hora de realizar reuniones, dado que todos han trabajado con la misma herramienta, se facilita el flujo de la comunicación entre los empleados.
🔸 De la misma manera, se garantiza el cumplimiento de regulaciones como el SOX Act (Sarbanes Oxley Act - 2002), por parte de toda la organización gracias a la integración de las normativas dentro de la plataforma. A mayores, gracias a la integración de los sistemas XBLR y ESEF (European Single Electronic Format), requeridos por la SEC (Securities and Exchange Commission) y ESMA (European Securities and Markets Authority) respectivamente, los informes cumplen los criterios necesarios para ser auditados en cualquier momento, sin necesidad de invertir tiempo adicional en su adaptación a los mismos.
🔸 Por último, el costo de la misma viene dado por una tarifa anual que variará en función de la industria y de los servicios contratados. Se trata de una plataforma intuitiva cuya implementación por parte de los empleados suele ser relativamente rápida. No obstante, implementar Workiva dentro de la organización conlleva un proceso de formación cuyo costo también ha de ser asumido por la empresa.
En junio de 2023 Forrester realizó un informe sobre el impacto económico que Workiva tenía en las empresas, basándose en la experiencia de clientes de la misma y en información proporcionada por la empresa. Ignorando la magnitud de la plataforma, la cual será distinta en cada industria, los principales beneficios se pueden resumir en lo siguiente:
Workiva es una alternativa viable para la realización de informes financieros, pero la industria Fintech ofrece una amplia serie de servicios similares por parte de otras empresas como pueden ser OneTrust, Diligent o ServiceNow que podrían llegar a ser sustitutivos de aquellos ofrecidos por Workiva. Es por ello que es de especial importancia mejorar constantemente los productos y servicios ofrecidos para mantenerse competitivos dentro de un mercado que cada vez más exige control y transparencia por parte tanto de los inversores como de las entidades reguladoras correspondientes.
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